Enquête de Satisfaction Employé - guide par étape

Les avantages de conduire une enquête annuelle pour les employés ont été pendant longtemps largement acceptés mais beaucoup d'organisations ont abandonné à cause de l'effort requis.

Pour les organisations qui ont pris les devants et mener leur propre enquête interne de satisfaction employé elle ont souvent fait confiance au traitement de texte pour leur permettre de créer un questionnaire, et ensuite ont fait l'effort d'imprimer et distribuer l'enquête et passé du temps pour relancer et rassembler les questionnaires remplis et ensuite encore plus de temps à transférer les réponses aux enquêtes en un rapport qui ait du sens.

Heureusement avec l'introduction d'Internet et des applications telles que Survey Galaxy, ce qui auparavant demandait du temps et était fastidieux, est à présent ingénieux, rapide et facile.

Si vous êtes intéressé pour mener une enquête de satisfaction en ligne ce document vous fournira un guide par étape pour vous aider à implanter un questionnaire qui apportera des informations considérables à votre organisation.

Servez-vous des étapes suivantes comme vérification et guide pour déployer votre propre enquête de satisfaction pour employé et si vous avez besoin d'assistance contactez-nous via l'Aide en donnant vos informations et nous serons heureux de vous apporter une aide et un support pour établir votre questionnaire.

Étape 1 - Identifier les besoins

Les raisons pour qu'une organisation ait besoin d'une enquête sont aussi vastes que longues. Listées ici sont quelques raisons courantes qui expliquent pourquoi les enquêtes de satisfaction sont menées.

Conduite des Évènements

Si une organisation est sur le point d'embarquer ou subit un changement de direction, les enquêtes peuvent aider à assister le changement, en mesurant l'efficacité du changement, elles peuvent aider à donner les messages et rassembler les commentaires durant la période de changement.

Pour les organisations qui subissent une croissance rapide les enquêtes employé peuvent contrôler les communications internes et les structures de la direction pour assurer que les employés soient informés de leur responsabilités de rapporter et diriger.

Lorsqu'une organisation souffre d'un moral faible causé soit par des influences internes ou externes, une enquête employé peut être utilisée pour identifier les inquiétudes spécifiques des employés pour que ces inquiétudes soient correctement prises en charge.

Lorsqu'il y a une augmentation du changement d'employés les enquêtes peuvent aider une organisation à identifier les raisons cachées de l'employé et aider à trouver des solutions.

Périodiquement

En tant que test périodique, les enquêtes aideront une organisation à gérer son personnel et contrôler une satisfaction de travail à un niveau individuel, une formation et un développement de carrière.

Les enquêtes employé offrent également à la haute direction l'opportunité de regarder les faiblesses de leur organisation pour pouvoir confirmer que les opinions les plus négatives correspondent à la réalité.

Avec l'aide des enquêtes employé une organisation peut établir une bonne communication employeur/employé qui en retour apportera à la fois des avantages directs et indirects.

Étape 2 - Approvisionnement de la direction

L'approvisionnement de la direction est toujours désirable pour toute initiative et beaucoup diront qu'il est essentiel d'assurer une enquête employé avec succès, cependant, pour quelques cas les résultats d'une enquête employé peuvent mener vers

Certaines organisations peuvent avoir la chance que leur haute direction reconnaisse le besoin d'enquêtes employé, alors que pour d'autres la direction peut avoir besoin d'être convaincue des avantages directs et indirects qu'une enquête employé apportera.

Le niveau d'engagement de la direction à une enquête employé aura des répercussions sur la nature de l'enquête et aidera à déterminer les questions qui doivent être posées et la façon de les poser.

Une direction qui encourage cette initiative peut avoir besoin de commentaires sur des points précis du travail ou elles peuvent donner le feu vert parce qu'elles sont confiantes que les résultats confirmeront que le niveau de satisfaction des employés au sein de l'organisation est élevé.

Dans presque tous les cas c'est une bonne idée d'au moins essayer et avoir la direction de mettre en place ces enquêtes dès le début car elles ont beaucoup à gagner et sont en position d'effectuer tout changement qui est plus tard identifié comme un besoin.

Étape 3 - Créer le questionnaire

Créer un questionnaire adapté prendra du temps et demandera un effort mais en suivant les points basiques pour créer un questionnaire et en se concentrant sur les questions " besoin de savoir " et en enlevant les " bon de connaître " le questionnaire prendra forme rapidement.

Déterminer les questions exactes qui devraient être posées dépendra entièrement de l'organisation, sa structure et des besoins et objectifs préalablement identifiés de l'enquête employé.

En considérant quelles questions poser la considération devrait être donnée sur comment les résultats doivent être analysés. Par exemple il y aura peut-être un désir de demander des commentaires individuels mais ces types de réponse peuvent demander beaucoup de temps à analyser et devraient donc être évités ou utilisés avec modération.

Avec les enquêtes en ligne il est en général mieux de faire quelques petites enquêtes plutôt qu'une très longue ; en effet plus l'enquête est longue et plus le taux de non-réponse sera élevé.

Étape 4 - Relire et tester

Ne demandez pas plus de questions que vous avez besoin de savoir

Considérer toutes les questions d'une enquête et chercher les questions dont vous n'avez pas besoin.

Grammaire, orthographe et Clarté

Avant de publier un questionnaire vérifier les erreurs de frappe et les fautes de grammaire. Il est toujours très utile d'avoir quelqu'un qui n'a pas travaillé sur la création du questionnaire de le relire, si personne n'est disponible essayer de faire une pause avant de vous replonger dans le questionnaire.

Permettre à l'employé de répondre sincèrement

Pour les questions fermées où on demandera à l'employé de choisir parmi un nombre de réponses avez-vous permis à l'employé de répondre correctement ? Utilisez les réponses telles que " ne sait pas ", " sans commentaires " et "pas applicable " ou vous avez rendu la question obligatoire mais l'employé n'est peut-être pas en mesure de répondre.

Considérer la possibilité de permettre à l'employé d'inclure une réponse " autre " mais n'oubliez pas que les réponses " autre " rendent l'analyse des résultats plus complexes.

Dites ce que vous pensez et pensez ce que vous dites

Lorsque vous vérifier l'enquête vous devez considérer l'enquête du point de vue de celui qui y répond, vous savez peut-être ce que vous pensez pour chaque question mais les questions seront-elles claires pour l'employé ?

N'attendez pas une réponse pour les questions qui n'en ont peut-être pas

Vérifier que pour toutes les questions que vous avez rendues obligatoires, par exemple les questions ouvertes telles que demander des commentaires supplémentaires ne devraient pas être obligatoires sauf si vous demandez vraiment à celui qui répond d'écrire un commentaire.

Tester le lien et essayer de compléter le questionnaire

Publier une enquête et ensuite envoyer le lien de l'enquête à un nombre de personnes qui seront en mesure de tester le questionnaire. En complétant le questionnaire vous-même vous pourrez vous faire une idée de comment le questionnaire apparaîtra à celui qui y répondra. En vous faisant une opinion et en demandant à d'autres apportez des changements au questionnaire selon les besoins.

Répéter ce procédé jusqu'à ce que vous soyez satisfait de votre enquête.

Vérifier les données

Prenez le temps de vérifier les résultats des résumés des tests en ligne et confirmez que les données sont rassemblées de façon à ce qu'elles soient correctement analysées et pour avoir des résultats qui ont du sens.

Vérifier que vous serez en mesure d'analyser les données

Vérifier une nouvelle fois l'enquête mais cette fois-ci en regardant comment les résultats seront analysés. Réfléchissez comment vous désirez analyser les données de l'enquête, avez-vous posé les bonnes questions pour vous permettre une analyse détaillée ? Par exemple si vous voulez connaître les réponses détaillées selon le sexe, ou par service, vérifier que vous avez demandé à l'employé d'indiquer son sexe et/ou service.

Étape 5 - Faire la promotion et déployer l'enquête

Lorsque que la majorité des employés a accès à internet ou au serveur intranet de l'entreprise mener une enquête en ligne est très facile, soit par email ou en créant un lien pour le questionnaire depuis votre site ou Intranet.

Lorsqu'un certain nombre ou beaucoup d'employés n'ont pas d'accès direct à internet il y a certaines alternatives qui peuvent être utilisées comme imprimer le questionnaire, donner accès à un ordinateur commun ou donner une récompense pour compléter le questionnaire à la maison.

Il y a beaucoup de façons de promouvoir votre enquête en ligne et bien que l'email paraisse être la méthode la plus courante il y en a beaucoup d'autres qui peuvent être utilisées pour complémenter l'email.

Réponses anonymes

Il y a le choix pour permettre à tous les questionnaires d'être compléter anonymement. Permettre à un questionnaire d'être anonyme peut encourager les employés à parler librement permettant à l'enquête un rapport juste, en donnant à la direction l'opportunité de connaître les problèmes avant qu'ils ne deviennent sérieux.

Cependant, permettre des commentaires anonymes permet aux employés d'être plus aventuriers avec leurs réponses. Certaines organisations voudraient donc uniquement considérer des commentaires où les employés sont prêts à mettre en avant leur point de vue et qui pourront aussi apporter une opportunité de suivre des inquiétudes spécifiques des employés d'un point de vue individuel.

La décision de permettre des réponses anonymes ou non sera, avec d'autres facteurs, le choix de chaque organisation, la nature spécifique de l'enquête, les circonstances environnantes, le style de la direction et la relation existante employeur/employé seront aussi des facteurs qui aideront la décision.

Étape 6 - Suivre l'enquête

Alors que l'enquête est en progrès vous serez en mesure de regarder le résumé des résultats en ligne et vous pourrez également contrôler aussi en temps réel le nombre de questionnaires qui ont été commencés et complétés.

Si quelques jours plus tard le nombre de questionnaires complétés baisse en dessous du chiffre ciblé il est conseillé d'envoyer des rappels périodiques aux employés en leur demandant de compléter le questionnaire.

Étape 7 - Analyser les résultats

Il n'a a pas de règles précises pour analyser les données. Cela dépend du questionnaire individuellement, des questions posées et du nombre de réponses.

La plupart des enquêtes bénéficieront des résultats affichés sous forme graphique aussi bien que tabulaires.

Lorsque les données des questionnaires sont d'abord analysées un nombre de résultats ressortira immédiatement, ce qui vous apportera une vue générale et, en supposant que les bonnes questions aient été posées, vous donnera une opinion instantanée au sein de l'organisation en tant que telle.

Lorsque les résultats apportent des zones d' inquiétudes une analyse plus détaillée peut être conseillée. Par exemple si on demande aux employés de dire s'ils pensent que l'organisation fournisse des opportunités égales aux deux sexes et 25% donne une réponse négative, il serait utile de savoir le pourcentage homme/femme de l'entreprise et aussi de regarder quelle était la séparation homme/femme des 25% qui ont répondu négativement. Est-ce que les opinions négatives des employés étaient partagées entre les deux sexes, partagées de façon égale au sein de l'organisation, ou s'agissait-il d'un sexe particulier d'un service particulier ?

Il existe un style de rapport qui présente les résultats tabulaires et/ou avec des formes graphiques et qui permettent à ceux intéressés par les résultats de voir les données brutes.

Souvent utilisé comme un compliment par le premier, une autre méthode consiste à interpréter les résultats et fournir une analyse des données et offrir une vision quant à l'explication derrière les résultats, quelles circonstances ont pu contribuer aux résultats et, lorsque les résultats sont négatifs, quelles initiatives peuvent être prises. De telles analyses, si faites par un seul individu, seront sans doute très personnelles, si réalisées par un comité, elles seront certainement objectives et donc sujettent à l'interprétation.

Étape 8 - Action supplémentaire

La dernière étape est certainement l'étape la plus importante. Une enquête employé confirmera soit que l'organisation parfaite existe ou bien elle mettra en avant les points qui ne sont pas parfaits en identifiant les inquiétudes individuelles et communes.

Des enquêtes plus détaillées qui ciblent des points spécifiques seront peut-être nécessaires. Par exemple l'enquête révèle peut-être que les employés qui travaillent dans un service particulier sont tous mécontents, mais les raisons de leur insatisfaction peut ne pas être claire. Une deuxième enquête ciblée et plus petite peut révéler les causes.

Lorsque des enquêtes employé sont menées, une organisation qui a avancé pour prendre connaissance des problèmes verra ses efforts se refléter dans les réponses. Presque toutes les organisations ont des problèmes et cela aide le moral d'une organisation de voir qu'une solution est disponible, et ceci permettra aux problèmes d'être pris en charge et résolus.

Résumé

Ces directives ont pour but d'aider une organisation à mener des enquêtes de satisfaction employé avec succès, elles ne sont cependant qu'un guide.

Chaque organisation a un style et une structure différente et la " personnalité " des organisations influenceront d'une certaine manière le ton et la nature de l'enquête et les organisations auront peut-être des circonstances différentes et raisons primordiales pour mener une enquête.

En utilisant une technique qui existe et en menant des enquêtes en ligne vous êtes à présent capables de contrôler le cœur d'une organisation, rapidement, facilement et en utilisant Survey Galaxy, à un moindre coût.

Pour plus d'informations ou pour savoir comment Survey Galaxy peut vous aider à réaliser des enquêtes réussies merci de contacter surveys@surveygalaxy.com or ou visiter www.surveygalaxy.com - la manière rapide, facile et peu onéreuse de réaliser des enquêtes en ligne.